كيف تختار برنامج إدارة المطاعم الأنسب لمطعمك؟
لا يتوقف دور برامج إدارة المطاعم على تقليل الوقت المهدر في العمليات اليومية بمطعمك ولكن هناك الكثير من الأدوار التي رصدتها دراسات عن أهمية برامج إدارة المطاعم وأهمها:
- ساهمت تلك البرامج في زيادة مبيعات المطاعم بنسبة تزيد عن 15% (المصدر: توست تاب)
- ساعدت برامج إدارة المطاعم في تقليل وقت معالجة الطلب بنسبة تزيد عن 50% (المصدر: ريفيل)
- انخفاض الأخطاء بنسبة 30% بسبب اختيار انظمة كفؤ لإدارة العمليات بالمطعم (المصدر: سكوير )
والكثير من الأدوار التي تعود بالنفع على زيادة رضا العملاء وخفض تكاليف التشغيل وزيادة الأرباح. ولكن كيف تتمكن من اختيار البرنامج المناسب لمطعمك؟ وكيف تحدد احتياجات مطعمك؟ وأخيرًا، ما هي الخيارات المتاحة في برامج إدارة المطاعم بالسوق السعودي؟
خطوات اختيار البرنامج المثالي لإدارة مطعمك
إذا عزمت على اختيار برنامج إدارة يناسب احتياجات مطعمك فإن عليك التأكد من اتباع الخطوات التالية. وفي حالة كنت قد اخترت البرنامج بالفعل فهناك فرصة لتصحيح المسار أو التأكد من أن اختيارك مثاليًا.
1- حدد احتياجات مطعمك
تحديد احتياجات مطعمك هو بداية اختيار البرنامج المثالي للإدارة وأسهل طريق للتعرف على احتياجك هي أن تجيب على الأسئلة التالية:
- ما الهدف من توظيف برنامج إدارة المطعم؟
تقودك الإجابة على هذا السؤال إلى تحديد المزايا التي لا يمكنك التنازل عنها في برنامج الإدارة. فعلى سبيل المثال إذا كان الهدف هو تقليل الأخطاء والوقت المهدر في إدارة الحجوزات؛ تصبح ميزة إدارة الحجوزات وقائمة الانتظار من أهم الخدمات التي يجب أن يقدمها لك البرنامج.
وفي هذه الخطوة يمكنك تحديد أكثر من هدف ثم تقسيم الأهداف إلى أساسية وثانوية لتتمكن بسهولة من الوصول إلى القرار المثالية ومعرفة ما يمكن التنازل عنه وما ينبغي التأكد من وجوده!
- ما تعليقات العملاء حول الخدمة المقدمة لهم؟
مراجعة آراء العملاء والتعرف على شكواهم من أهم الخطوات التي يجب مراجعتها قبل الشروع في اختيار البرنامج. فقد تجد أن المشكلة الأكثر تكرارًا هي تأخر التوصيل ولذا فإن الحصول على برنامج لإدارة عملية التوصيل والربط مع شركات التوصيل الأفضل في منطقتك من الخدمات الهامة التي يجب احتواء نظام إدارة المطعم عليها.
ونصيحتنا في هذه الخطوة هي الإهتمام بالتعليقات الإيجابية والسلبية على حد سواء؛ لإن التعليقات الإيجابية تساعدك على تحديد المواطن التي قد ترغب في استخدامها في التسويق كما تساعد التعليقات السلبية على تحديد مواطن التحسين بمطعمك.
- ما المشكلات التي يعاني منها الموظفين؟
ونقصد هنا الموظفين على كافة مستوياتهم الإدارية بداية من مسئول التشغيل والمحاسبين وانتهاء بالباريستا وخدمة العملاء. وتتكامل إجابة هذا السؤال على السابق لتحديد أوضح لمواطن القوة والضعف بمطعمك وبالتالي التعرف على المهام التي ترغب في أن يقدمها برنامج إدارة المطعم لك.
- معلومات عن الخدمات الحالية والمستقبلية
قد ترغب في العودة إلى دراسة الجدوى الخاصة بمطعمك لتلقي نظرة على أهدافك المستقبلية. وكذلك عليك تقييم الوضع الحالي لمطعمك..
- ما مكانة مطعمك بين المنافسين؟
- كم عدد الفروع الحالية والمستقبلية؟
- ما الخدمات التي تقدمها والخدمات التي تعمل على توفيرها؟
- ما هي تكلفة التشغيل وما خطتك لتقليل التكلفة وهل هناك سبيل لذلك؟
بعد الإجابة على الاسئلة السابقة تحصل على قائمة بأهدافك من توظيف برنامج لإدارة مطعمك وبالتالي تتمكن من تحديد المزايا والخدمات التي يجب تقديمها في البرنامج.
2- قارن بين البرامج المتاحة
بعد تحديد المزايا والخدمات التي تطمح أن يقدمها لك برنامج إدارة المطعم تأتي خطوة اختيار البرنامج المثالي. وهنا عليك بمسح السوق لمعرفة البرامج المتاحة في البداية ثم اختيار الأفضل بناء على:
- قصص النجاح التي تحققت من خلال هذا البرنامج
- آراء العملاء وتقييماتهم عن البرنامج
- هل يحقق لك البرنامج أهدافك
- الأسعار المعروضة وهل هناك عمولات على الطلبات أم لا
إلى جانب مجموعة أخرى من العوامل تساعدك في المقارنة واختيار البرنامج المثالي.. تتمثل في الآتي
دور التكنولوجيا في تحسين تدريب العاملين فى المطاعم في السعودية
3- عوامل عليك مراعاتها عند اختيار البرنامج
· خدمات الدعم الفني
برنامج إدارة المطاعم عبارة عن منتج تقني وبالتالي فإنه معرض للتحديات التي يعاني منها أي منتج رقمي وذلك بسبب كثرة التحديثات، الضغط الزائد، تغيرات أخرى. ولذلك فإن عليك التأكد من وجود خدمة دعم فني قوية متاحة على مدار اليوم لتتمكن من مواجهة التحديات المتوقعة وتفاديها في المرات المقبلة.
· إمكانية الربط مع نظام نقاط البيع
ربط نظام إدارة مطعمك بنظام نقاط البيع يساعدك في تقليل الوقت وتوجيه جهودك للتحسين. حيث تصب جميع المعاملات في مكان واحد مما يساهل عليك تتبع المخزون وإدارته وتفادي الأخطاء الناتجة تجميع الفواتير وغيرها من التفاصيل يمكنك الاطلاع عليها في موضوع أهمية ربط نظام البيع بنظام إدارة مطعمك.
· سهولة تحديث القائمة
تأكد من إمكانية تعديل، إضافة، أو حذف المنتجات بسهولة من القائمة. لإن تحديث القائمة يساعدك على تجنب ما يقرب من 50% من المكالمالت الواردة لمطعمك للاستفسار عن بعض المنتجات أو الشكوى من اختلاف الاسعار.
· تقارير دورية عن أداء مطعمك
العامل الأهم للحصول على نظام مثالي لإدارة المطعم. فالتقارير الدورية تساعدك في التسويق الموجه بناء على الأطباق المفضلة لعملائك، أعمارهم، اكثر الفروع استقبالًا للضيوف وهكذا.
· قاعدة بيانات مجانية لعملائك
تأكد من أنك تستطيع الإطلاع على قاعدة البيانات الخاصة بعملائك بدون وجود حدود على عدد العملاء. لإن هناك بعض الأنظمة تشترط عليك عدد معين من العملاء وإذا تجاوزت الحد المسموح به تقوم بدفع مبلغ إضافي للإطلاع على القائمة كاملة.
· أدوات التسويق للمطعم
من الهام أن يمتلك النظام أداة قوية للتسويق مثل التنبيهات ورسائل الجوال وكذلك تأكد من إمكانية الربط مع مواقع التواصل الاجتماعي لتتمكن من إدارة حملاتك ورؤية التقارير الخاصة بها لتحسينها.
· سهولة استخدام لوحة التحكم
وجود لوحة تحكم مبسطة وسهلة الاستخدام يوفر عليك الكثير من الوقت والجهد الذي يستلزمه تعليم الموظفين كيفية استخدام لوحة التحكم. وكذلك تفادي الأخطاء الناتجة عن تعقيد لوحة التحكم.
· برنامج ولاء للمطاعم
تساعدك برامج الولاء القوية على تشجيع عملائك على تكرار الزيارة مرة أخرى بالإضافة إلى جذب عملاء جدد مما يزيد من المبيعات وبالتالي تزيد الأرباح.
· الربط مع بوابات الدفع الإلكتروني
أخيرًا تأكد من إمكانية ربط نظام إدارة مطعمك ببوابات الدفع الإلكتروني لتتبع المدفوعات الإلكترونية ولتصب كلها في نظام نقاط البيع. وبالطبع حتى لا تفقد الشريحة الأكبر من العملاء والتي اعتادت على الدفع الإلكتروني.
فن خدمة العملاء في المطاعم: تعرف على تقنيات تحسين خدمة العملاء باستخدام التكنولوجيا
عن المطاعم التي تستخدم نظام أوردر للإدارة
يقدم أردر خدماته لأكثر من 900 عميل في السعودية بما يعادل 2000 فرع. تحصل في أوردر على تطبيق وموقع خاص بمطعمك مع لوحة تحكم مرنة ونظام لإدارة عمليات التوصيل وكذلك إدارة الحجوزات وقوائم الانتظار.
